*El objetivo es contribuir al cumplimiento de la Ley de Archivos y mejorar la organización y acceso a documentos oficiales

Con la intención de fortalecer los procesos de administración de archivos y gestión documental de los sujetos obligados, a través de la sistematización y aplicación de herramientas tecnológicas, el Congreso del estado de Guanajuato donó el uso de la licencia del Sistema Integral de Gestión Documental (SID) a la Secretaría de Educación Pública del Estado y Unidad de Servicios Educativos del Estado de Tlaxcala (SEPE-USET).

Por ello, el secretario de Educación Pública del estado, Homero Meneses Hernández, firmó un contrato de donación de la licencia de uso del SID con diputados guanajuatenses.

Esta herramienta tecnológica fue otorgada por la legislatura de Guanajuato a la SEPE-USET, así como a otras entidades e instituciones, para contribuir al cumplimiento de la Ley de Archivos y mejorar la organización y acceso a documentos oficiales.

Este sistema permitirá un manejo ordenado de archivos, ágil y eficiente, lo que reforzará la transparencia y la rendición de cuentas, a través de ordenar, clasificar y gestionar los documentos de manera sistemática.

Meneses Hernández destacó que el objetivo de esta iniciativa es fortalecer la administración de archivos y la gestión documental, al promover la implementación de herramientas digitales que agilicen y modernicen estos procesos.

Los presentes reconocieron que la unión de esfuerzos multiplica los beneficios para la ciudadanía y se genera confianza en el manejo de archivos que en el pasado eran desestimados, ya que el sistema facilitará la administración de registros y la gestión de documentos, así como la modernización del sector público, además de la consolidación de los gobiernos digitales.

El evento contó con la presencia de la presidenta del Congreso del estado de Guanajuato, Miriam Reyes Carmona; la presidenta del Órgano de Administración y Finanzas del Congreso del estado de Zacatecas, Ana María Romo Fonseca; el presidente de la Comisión de Ciencia y Tecnología del Congreso del estado de Puebla, Jaime Alejandro Aureoles Barrueta, y del director general de Archivos del Congreso de Guanajuato, Alberto Macías Páez.

El cargo LA SEPE-USET FORTALECE GESTIÓN DOCUMENTAL CON SOFTWARE DONADO POR EL LEGISLATIVO DE GUANAJUANTO apareció primero en Martín Rodríguez Hernández.

En una charla ofrecida por la Directora de Desarrollo Archivístico Nacional del Archivo General de la Nación (AGN), Mireya Quintos Martínez, las personas servidoras públicas conocieron el procedimiento detallado sobre bajas documentales y transferencias de los archivos que resguardan como parte de sus funciones.

Puntualizó la necesidad de que las y los servidores públicos adscritos no únicamente a las áreas de archivos sino a cualquier estructura de la administración, conozcan sus obligaciones en materia de gestión documental para evitar riesgos de incurrir en responsabilidad administrativa.

Mireya Quintos exhortó a las personas servidoras públicas a conocer a detalle lo que establecen las leyes en materia de archivos para realizar un resguardo de los documentos que generan a fin de que coadyuven, incluso, con la garantía individual de acceso a la información pública.

Capacitación permanente coadyuva a la correcta gestión archivística

En su intervención, la Comisionada Presidenta del IAIP, Maribel Rodríguez Piedras, anotó que estas actividades permiten que las instituciones públicas de Tlaxcala cuenten con una mayor cultura de gestión archivística que ayude a preservar la documentación que generan como parte de sus atribuciones legales.

A la vez, apuntó que el conocimiento en materia de archivos permitirá la construcción de un patrimonio documental sólido para el estado de Tlaxcala.

“Así, refrendamos el compromiso de trabajar de manera colaborativa con los sujetos obligados y la sociedad en general para que conozcamos y garanticemos nuestros derechos fundamentales”, dijo.

Por su parte, el Comisionado, Ángel Espinoza Ponce, reconoció la necesidad de que las personas servidoras públicas cuenten con la capacitación necesaria para garantizar el ejercicio de la transparencia.

Y es que remarcó que aquellas personas que forman parte del servicio público pueden ser sujetos de responsabilidad aun cuando hayan concluido sus encargos, justamente por no haber realizado una correcta gestión archivística.

“Perdemos de vista que, como servidores públicos, si todos supiéramos el marco de actuación legal en el que podemos dirigirnos y cómo evitar responsabilidades sin alterar formatos o modificarlos, estaremos haciendo un buen papel”, explicó.

En la actividad realizada vía remota participaron más de 200 personas, entre encargados de archivos y servidores públicos de diferentes unidades administrativas e incluso sociedad en general interesada en la gestión documental.

Dentro del Plan de Trabajo 2023 del IAIP Tlaxcala, destaca el Eje 2 “Consolidación de la cultura de gestión documental”, el cual integra acciones que permitan reforzar la capacitación de los sujetos obligados para garantizar una correcta administración de archivos.

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